Чи потрібна вам CRM: один день Instagram-магазину в цифрах
Питання «чи потрібна мені CRM» вирішується не відчуттям, а хронометражем: скільки хвилин на день ви витрачаєте на перенесення даних, пошук замовлень і ручне оформлення накладних.
При тридцяти замовленнях на місяць типова рутина займає близько восьми годин — це повний робочий день, витрачений на переписування того, що вже написано в переписці.
Списки ознак на кшталт «вам потрібна CRM, якщо ви щось забуваєте» нічого не вирішують: забувають усі. Тому замість ознак розберемо звичайний день і порахуємо хвилини.
Умови для прикладу: магазин одягу, тридцять замовлень на місяць, працює одна людина, облік у таблиці. Підставте свої числа — арифметика та сама.
Ранок: розбір повідомлень
За ніч у Direct назбиралося вісім нових діалогів і три коментарі під дописом. Частина — питання про ціну, частина — уточнення розміру, одне замовлення підтверджене вчора й чекає на реквізити.
Ви відповідаєте, але не всім одразу: половина потребує подивитись наявність. Ці діалоги ви позначаєте подумки «повернусь» — і саме з них потім хтось загубиться.
15–20 хвилин щоранку, і це найдешевша частина дня.
День: узгодження й пошук
Клієнтка з учора пише «то що з моїм замовленням?». Ви шукаєте діалог, гортаєте вгору, згадуєте, на чому спинились, звіряєтесь із таблицею. Далі те саме з іншими.
Окремо — пошук: «а яке відділення вона називала?» Адреса є в переписці, але в якому саме повідомленні — невідомо.
2–4 хвилини на кожне таке замовлення. При тридцяти на місяць це від години до двох, витрачених лише на згадування.
Після обіду: оформлення накладних
Найдорожча частина. На кожну посилку ви:
- знаходите в переписці ПІБ, телефон, місто й номер відділення;
- переносите їх у кабінет перевізника;
- копіюєте номер ТТН назад у таблицю;
- надсилаєте номер клієнту в Direct.
4–6 хвилин на посилку. Тридцять посилок — від двох до трьох годин на місяць. Плюс помилки: одна переплутана цифра у відділенні коштує циклу повернення.
Вечір: облік
Заповнення таблиці за день. Якщо робити щовечора — 10 хвилин. Якщо відкласти на вихідні, доведеться відновлювати по переписці, і це вже пів години з ризиком щось пропустити.
Близько двох годин на місяць у дисциплінованому варіанті.
Разом за місяць
| Що робите | На одне замовлення | За місяць (30 замовлень) |
|---|---|---|
| Ранковий розбір повідомлень | — | ~7 годин |
| Пошук і згадування контексту | 2–4 хв | 1–2 години |
| Оформлення ТТН | 4–6 хв | 2–3 години |
| Заповнення таблиці | — | ~2 години |
Ранковий розбір лишиться в будь-якому випадку — відповідати клієнтам доведеться завжди. А от три інші рядки — це 5–7 годин на місяць чистої механічної роботи: перенесення даних з одного місця в інше й пригадування того, що вже написано.
Скільки це коштує
Порахуйте власну годину. Навіть якщо оцінити її скромно, у 150 ₴, шість годин на місяць — це близько 900 ₴. Підписка на систему для одного продавця коштує від 499 ₴.
І це без урахування другої частини — загублених замовлень. Одне-два на місяць при маржі 400 ₴ додають ще 400–800 ₴ втрат.
Тобто питання не в тому, чи «дорога» CRM. Питання в тому, чи ви вже платите більше, не помічаючи цього, бо витрата йде не грошима, а вечорами.
Коли рахунок виходить іншим
Чесно про зворотний випадок. При десяти замовленнях на місяць та сама рутина займає близько двох годин — і підписка вже не окупається. Тут правильна відповідь: лишатись у таблиці й вкладати в трафік, а не в інструменти.
Так само не варто переходити, якщо ви не готові вести всі замовлення в одному місці. Половина в системі, половина в голові дає гірший результат, ніж послідовна таблиця.
Порівняння всіх чотирьох способів обліку — у окремому розборі, а розрахунок вартості й окупності — тут.
Часті питання
Як зрозуміти, чи потрібна мені CRM?
Порахуйте час на механічну роботу за тиждень: перенесення даних з переписки в таблицю, пошук замовлень у чатах, ручне оформлення накладних. Якщо виходить більше пʼяти годин на місяць, підписка від 499 ₴ дешевша за вашу власну годину.
Скільки часу займає оформлення ТТН вручну?
Приблизно 4–6 хвилин на посилку: знайти в переписці дані отримувача, перенести їх у кабінет перевізника, скопіювати номер накладної назад в облік і надіслати його клієнту. При тридцяти замовленнях на місяць це 2–3 години.
Чи потрібна CRM, якщо в мене мало замовлень?
При десяти замовленнях на місяць рутина займає близько двох годин, і підписка не окупається. У цьому випадку розумніше лишатись у таблиці й вкладати гроші в трафік, а не в інструменти.
Порахуйте свій тиждень
Найточніший спосіб перевірити ці цифри — не повірити статті, а поміряти власний тиждень: скільки разів ви шукали замовлення в переписці й скільки часу пішло на накладні.
Ridna прибирає саме ці три рядки таблиці вище: дані отримувача вже в картці замовлення, ТТН створюється звідти ж, а облік не потребує окремого заповнення ввечері. 30 днів безкоштовно — вистачить, щоб порівняти з тим, як було.